أداة تسوية وتصفية عهدة الموقع النثرية (Petty Cash Reconciliation)
إدارة وتصفية العهد النقدية لمهندسي ومسؤولي المواقع: تسجيل الفواتير والإيصالات، فصل ضريبة القيمة المضافة (15%)، احتساب الرصيد المتبقي بالخزينة، وتوليد نموذج استعاضة وتصفية عهدة رسمي ومعتمد للإدارة المالية.
بيانات مسؤول العهدة والمشروع ومبلغ العهدة الأصلي
1. بيان الفواتير والمصروفات المنصرفة من العهدة النقدية
تسجيل الفواتير المرفقة، فصل الضريبة 15%، وتصنيف البنود
| # | التاريخ | رقم الفاتورة | بيان الصرف واسم المورد | التصنيف | الصافي (ر.س) | الضريبة 15% | الإجمالي (ر.س) | حذف |
|---|
سند تسوية وتصفية العهدة النقدية المؤيدة بالمستندات الضريبية
| اسم مسؤول العهدة: | - | اسم المشروع: | - |
| رصيد العهدة الأصلي: | - | مبلغ الاستعاضة المطلوب: | - |
أولاً: بيان الفواتير والمصروفات المنصرفة المؤيدة بمستندات
| # | التاريخ | رقم الفاتورة | بيان الصرف واسم المورد | التصنيف | الصافي (ر.س) | الضريبة 15% | الإجمالي (ر.س) |
|---|
ثانياً: ملخص التسوية المالية ومطابقة الخزينة
| بند التسوية المالية | المبلغ (ر.س) | ملاحظات التحقق والمطابقة |
|---|---|---|
| إجمالي رصيد العهدة الأصلي المستلم | - | الرصيد الثابت المعتمد بالخزينة |
| إجمالي المصروفات المنصرفة بالفواتير (المؤيدة) | - | مجموع الفواتير الضريبية والإيصالات المرفقة |
| النقدية المتبقية الفعلية بالخزينة (الكاش) | - | تمت المطابقة مع الجرد الفعلي للصندوق |
| مبلغ الاستعاضة المطلوب صرفه لإعادة الرصيد | - | يُصرف بشيك أو تحويل بنكي فوري لصالح صاحب العهدة |
الأسئلة الشائعة في إدارة وتسوية عهد المقاولات
؟ ما هي الدورة المستندية الصحيحة لتسوية عهدة الموقع النقدية؟
تبدأ باستلام المهندس لمبلغ العهدة بموجب سند صرف أو شيك، وتجميع الفواتير الضريبية المبسطة والإيصالات المؤرخة، ثم قيد المصروفات في كشف التسوية مع تصنيف كل بند، وتقديم الكشف للإدارة المالية لاعتماد الاستعاضة (Replenishment) وإعادة الرصيد إلى قيمته الأصلية.
؟ متى يجب طلب استعاضة العهدة النقدية للموقع؟
يُفضل طلب الاستعاضة دورياً عندما يتم صرف 70% إلى 80% من قيمة العهدة الأصلية، أو بنهاية كل شهر ميلادي لضبط الإقفالات المحاسبية الشهرية والضرائب، لضمان استمرار السيولة وعدم تعطيل العمليات العاجلة في الموقع.
؟ كيف تُعالج الفواتير التي تحتوي على ضريبة القيمة المضافة في العهدة؟
يجب فصل قيمة المصروف الصافي عن قيمة ضريبة القيمة المضافة (VAT) لكل فاتورة نظامية تحتوي على الرقم الضريبي للبائع، حتى تتمكن الإدارة المالية من استرداد الضريبة المدخلة (Input VAT) في الإقرار الضريبي للشركة.
؟ ما هو الحد الأقصى للصرف النقدي من عهدة الموقع؟
تنص اللوائح الداخلية لمعظم شركات المقاولات على ألا يتجاوز إجمالي الفاتورة الواحدة المنصرفة نقداً من العهدة 1,000 إلى 2,500 ر.س، وتُسدد المبالغ الأكبر عبر أوامر شراء رسمية وتحويلات بنكية مباشرة للموردين.