شيت تسوية عهدة الموقع النثرية والمصروفات النقدية اليومية واستعاضة الصندوق Petty Cash إكسيل
تحميل مجاني مباشر
بدون تسجيل بريد • ملف قابل للتعديل
جاري تجهيز ملف العمل والتحقق الأمني...
يظهر زر التحميل المباشر خلال 5 ثوانٍ
فشل التحقق التلقائي — يرجى الضغط على مربع التحقق أعلاه للمتابعة.
تم التحقق بنجاح — ملف العمل جاهز للتحميل الآن:
المعادلات الهندسية ومنطق الحساب المضمن في الشيت
الدوال والمعادلات المبرمجة داخل هذا النموذج (جاهزة للنسخ بنقرة واحدة):
Authorized Imprest Float Ceiling = Submitted Expense Vouchers + Actual Physical Cash in Safe + Approved Unsettled Temporary IOUs القاعدة الذهبية للرقابة على صندوق الموقع؛ حيث يجب في أي لحظة جرد أن يتطابق مجموع (الفواتير الصحيحة + النقدية المعدودة فعلياً + إيصالات الأمانة المؤقتة) مع سقف العهدة المسلمة.
Replenishment Transfer = Σ Verified Gross Vouchers Submitted | Burn Rate (%) = (Submitted Vouchers / Float Ceiling) × 100 >= 65% تحدد المبلغ الدقيق الواجب تحويله من الإدارة المالية لإعادة رصيد الصندوق إلى سقفه الكامل فور وصول نسبة الصرف إلى عتبة الـ 65% - 70%.
Net Expense = Gross Invoice Amount / 1.15 | Recoverable Input VAT (15%) = Gross Invoice Amount - Net Expense تفصل أصل المصروف المحمل على مركز تكلفة المشروع عن ضريبة المدخلات المستردة في الإقرار الضريبي للشركة.
Cash Variance (SAR) = (Actual Physical Cash Counted + Unsettled IOUs) - (Imprest Float Ceiling - Submitted Vouchers) تكشف فوراً أي عجز نقدي (قيمة سالبة تُحمل على أمين العهدة) أو فائض غير مقيد عند إجراء الجرد المفاجئ أو الدوري للصندوق.
معاينة تخطيط الطباعة الكامل لورقة العمل (.XLSX)
مثال تطبيقي لتسوية عهدة موقع مستديمة (سقف 45,000 ريال) وحساب الضريبة ومبلغ الاستعاضة
حساب إجمالي الفواتير الخاضعة للضريبة (صافي 21,950 ريال): ضريبة القيمة المضافة المستردة (15%) = 3,292.50 ريال، بإجمالي شامل 25,242.50 ريال.
إضافة المصروفات غير الخاضعة للضريبة: يوميات عمالة مؤقتة ومشال (3,900 ريال) + رسوم وتصاريح حكومية (1,400 ريال) = 5,300 ريال.
حساب إجمالي كشف التسوية المطلوب استعاضته: 25,242.50 + 5,300 = 30,542.50 ريال (بنسبة استنفاد 67.9% من سقف العهدة).
مطابقة الجرد النقدي للصندوق: الرصيد الدفتري المتبقي = 45,000 - 30,542.50 = 14,457.50 ريال، ويطابق مجموع النقدية الفعلية بالخزينة (12,957.50 ريال) + إيصالات مؤقتة تحت التسوية (1,500 ريال) بفارق جرد = صفر.
طريقة الاستخدام وخطوات التطبيق العملي
معاينة الشيت وتجربة الأرقام أولاً:
استخدم جدول المعاينة التفاعلية الحية أعلاه (أو وضع ملء الشاشة 100%) لتجربة إدخال أرقام مشروعك واختبار المعادلات مباشرة.
تحميل الشيت وفتحه على جهازك:
قم بتنزيل الملف عبر زر التحميل المباشر وفتحه بواسطة Microsoft Excel أو Google Sheets.
إدخال البيانات الأساسية للمشروع:
قم بتعديل اسم المشروع، التاريخ، وفئات الأسعار في الخلايا المخصصة للإدخال؛ بينما تُحسب كافة الإجماليات تلقائياً.
الطباعة المباشرة بمقاس A4:
تم ضبط هوامش الصفحات وحدود الطباعة مسبقاً على مقاس A4، فقط اضغط Ctrl+P للطباعة أو التصدير بصيغة PDF.
قائمة الفحص والاستلام الهندسي وأفضل الممارسات
- ✓ التحقق من احتواء كل فاتورة مشتريات نقدية على الرقم الضريبي للمورد، تاريخ الفاتورة، اسم شركة المقاولات، ورمز الاستجابة السريعة (QR Code) المقروء بتطبيق الهيئة
- ✓ عدم تجاوز أي فاتورة مفردة للحد الأقصى المسموح للصرف النقدي من العهدة (مثلاً 1,500 ريال)، ومنع تجزئة الفاتورة الواحدة إلى عدة فواتير للتحايل على السقف
- ✓ ختم جميع الفواتير والإيصالات المرفقة في كشف التسوية بختم (مدفوع نقداً - PAID) فور صرفها لمنع إعادة تقديم نفس الفاتورة في كشوف لاحقة
- ✓ إرفاق إذن إضافة أو استلام مخزني موقع من أمين مخزن الموقع مع فواتير الخامات والعدد اليدوية ومهمات السلامة المشتراة من العهدة
- ✓ إجراء جرد نقدي فعلي لصندوق الموقع وتوقيع محضر المطابقة الثلاثي (أمين العهدة، مدير الموقع، ومحاسب المراجعة) مع كل طلب استعاضة
أخطاء شائعة في الموقع والمكتب الفني وطرق تلافيها
• خلط أموال العهدة النثرية الخاصة بالموقع مع الأموال الشخصية للمهندس أو المحاسب أو الصرف منها كسلف شخصية للعمال دون توثيق
الحل الهندسي: الالتزام باشتراطات الكود الهندسي والمراجعة المسبقة للمخططات التنفيذية.
• تأخير تقديم كشف استعاضة العهدة حتى نفاد النقدية بالكامل (100%)، مما يتسبب في شلل الموقع وتوقف المشتريات الطارئة أثناء فترة المراجعة والتحويل
الحل الهندسي: الالتزام باشتراطات الكود الهندسي والمراجعة المسبقة للمخططات التنفيذية.
• قبول فواتير ورقية يدوية غير ضريبية أو بدون رمز (QR Code) مما يحرم الشركة من استرداد ضريبة القيمة المضافة (15%) ويعرضها للفحص الضريبي
الحل الهندسي: الالتزام باشتراطات الكود الهندسي والمراجعة المسبقة للمخططات التنفيذية.
• تسجيل إجمالي قيمة الفاتورة الشاملة للضريبة كمصروف مباشر دون فصل حساب ضريبة القيمة المضافة للمدخلات في شجرة الحسابات
الحل الهندسي: الالتزام باشتراطات الكود الهندسي والمراجعة المسبقة للمخططات التنفيذية.
الأسئلة الشائعة حول النموذج
كيف يعمل نظام العهدة المستديمة (Imprest Petty Cash System) في مواقع المقاولات؟
يعتمد نظام العهدة المستديمة على تحديد سقف ثابت لصندوق الموقع (مثلاً 45,000 ريال)، يصرف منه أمين العهدة على النثريات الطارئة مقابل فواتير رسمية، وعندما يصل الصرف إلى نحو 65%-70% يقدم كشف التسوية للإدارة المالية فتقوم بمراجعته وتحويل قيمة الفواتير المصروفة بالضبط ليعود الصندوق إلى سقفه الثابت.
ما هي المصروفات التي يُسمح بصرفها من عهدة الموقع وما الذي يُمنع صرفه؟
تُخصص عهدة الموقع للمشتريات والمصروفات العاجلة صغيرة القيمة (مستهلكات سريعة، قطع غيار طارئة، نقل عينات، مياه وضيافة، رسوم عاجلة)، ويُمنع استخدامها في سداد دفعات مقاولي الباطن أو شراء مواد إنشائية أساسية كبيرة أو صرف رواتب الموظفين الدائمين.
كيف يتم توثيق يوميات العمالة المؤقتة (المشال والنظافة) التي ليس لها فواتير ضريبية؟
تُوثق بموجب (كشف صرف يوميات عمالة مؤقتة) يوضح اسم العامل، رقم هويته/إقامته، طبيعة العمل المنجز بالموقع، عدد الساعات أو الأجر اليومي، وتوقيع العامل بالاستلام مع إرفاق صورة الهوية وتوقيع مهندس التنفيذ ومدير المشروع.
هل يمكن تعديل سقف العهدة وأكواد الحسابات (GL Codes) في هذا الشيت؟
نعم، جميع الخلايا الصفراء في التبويبات الثلاثة قابلة للتعديل، ويقوم الشيت تلقائياً بحساب الضريبة المستردة والرصيد المتبقي ومبلغ الاستعاضة وفروق الجرد.